檔案信息一般以紙質(zhì)文件的形式存儲在檔案中，查找和檢索非常耗時(shí)和繁瑣，檔案的存儲空間大，維護(hù)不方便。備份文件需要大量的人力物力，手工處理更不可靠。因此，將傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)?a href="http://www.thedailyspeech.com/" target="_self" title="檔案數(shù)字化管理有什么作用？">檔案數(shù)字化管理是一種趨勢，符合互聯(lián)網(wǎng)趨勢和時(shí)代發(fā)展的要求。

　　檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的形式連接，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，可以及時(shí)提供和利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　檔案數(shù)字化的作用：

　　1.更換原件，有效延長原件的保存時(shí)間。

　　2.保留部分?jǐn)?shù)字化副本。長期或永久保存的重要檔案應(yīng)通過數(shù)據(jù)備份制作成多份數(shù)字副本，并保存在備份分地

　　3.恢復(fù)檔案材料模糊的字跡。對于字跡模糊或褪色的文件，可以通過計(jì)算機(jī)掃描和其他處理技術(shù)恢復(fù)模糊或褪色的字跡。

　　4.提高辦公效率。數(shù)字文件管理使數(shù)據(jù)能夠及時(shí)歸檔并盡快提供使用，從而提高辦公效率。

　　5.提高經(jīng)濟(jì)效益，檔案數(shù)字化管理使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息對象變成機(jī)讀檔案，既節(jié)約了存儲成本，又節(jié)省了占用空間，查閱方便快捷，避免了重復(fù)打印材料造成的紙張和人員浪費(fèi)。

　　實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，提高檔案部門服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理和客戶服務(wù)提供高效、全面的服務(wù)。

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